El trabajo recurrente del despacho, bajo control

El trabajo normativo recurrente convertido en tareas con plantillas, asignables y con control de plazos, y un panel que dice a los socios si el despacho va al día.

Creado para: Una asesoría de empresas y gestión administrativa con una cartera de clientes societarios
Tipo: Plataforma interna con procesos en segundo plano
Entregado como: Plataforma web y PWA instalable
Estado: En producción

El problema

Una asesoría hace el mismo trabajo cada trimestre para cada cliente. El trabajo es predecible; el fallo, no.

Algo se escapa porque una persona llevaba el calendario en la cabeza, y lo primero que se sabe es que llega una notificación de sanción. Además, los socios no tenían una medida fiable de la capacidad: quién está sobrecargado, qué paso es el cuello de botella, si se entrega a tiempo.

El trabajo llega asignado, no esperando a que lo asignen

Cada obligación recurrente es una plantilla con pasos ordenados, unos bloqueantes y otros dependientes de otros, cada uno con una duración estimada. Un motor de recurrencia crea la tarea real antes de su vencimiento y la asigna, de modo que el calendario vive en el sistema y no en la memoria.

Encima se sitúa la medición: tiempo registrado por paso, cumplimiento de plazos, detección de cuellos de botella y carga por persona. La plataforma también importa los registros de llamadas de la centralita y atribuye cada llamada a un cliente y a un miembro del equipo.

Tablero kanban de tareas — El centro de tareas. Cada tarjeta indica el cliente, la presentación y si un paso bloqueante la retiene.

Tablero de asignación de tareas con el diálogo de creación abierto — Asignar trabajo es arrastrarlo desde el conjunto pendiente hasta una persona. La tarea se redacta por el camino: título, contexto, prioridad, fecha de vencimiento y cliente.

Qué hace

Plantillas de tareas con pasos

Pasos ordenados que pueden bloquear el avance o depender unos de otros, cada uno con un responsable y un número estimado de horas.

Motor de recurrencia

De diaria a anual, incluidos los ciclos trimestrales y cuatrimestrales con los que funcionan realmente las presentaciones en España, con ajustes por cada ocurrencia.

Centro de tareas

Un tablero kanban filtrado por persona, cliente o tipo, con la prioridad, el estado del plazo y los pasos bloqueantes visibles en la tarjeta.

Control de tiempo

Sesiones de trabajo registradas por tarea y por paso, incluido el motivo por el que se pausó una tarea, que alimentan tanto la facturación como la capacidad.

Análisis de llamadas

Importación masiva de los registros de la centralita, asociados automáticamente al cliente y al empleado de cada llamada.

Más pantallas

Biblioteca de plantillas de tareas — La biblioteca de plantillas de la que sale cada presentación recurrente: IVA trimestral, cuentas anuales, nóminas, cada una con sus propios pasos.

Tabla de análisis de llamadas — Registros de llamadas importados, asociados al cliente y a la persona que atendió la llamada.

Este es un sistema de un cliente, mostrado de forma anónima: se han omitido el nombre, la marca y los datos del cliente. Las capturas muestran la interfaz real en funcionamiento con un conjunto de datos de demostración. Todos los nombres, logotipos y personas que aparecen en las capturas son ficticios y forman parte de ese conjunto.